社内落とし込み資料（奥川さん向け）

ケイアイコミュニティ お盆期間特別対応
― グループ会社「KIホーム」休業中の入電対応 ―

作成日：2026年7月20日 ／ ZENBU株式会社 ソリューション事業部 ／ 最終確認後、奥川さんからGROPへ周知
対象期間 8月8日（土）～ 8月16日（日） グループ会社「KIホーム」休業期間

1まず要点（これだけは押さえる）

  • ケイアイコミュニティのグループ会社「KIホーム」（ケイアイホーム）もお盆休暇に入るため、期間中はKIホーム宛の入電もGROPで対応してもらう。
  • 弊社で番号を2つ準備。①ケイアイコミュニティ用：05035040065（現在使用している番号）／②KIホーム用：05033852601。期間中はこの2番号からの問い合わせが全てGROPへ外線転送される。
  • どちらのお客様かは、弊社が用意しているDI番号をもとに判断する（GROPへ要落とし込み）。
  • 期間中の問い合わせは基本「翌営業日かけなおし」のご案内でOK。
  • 翌営業日案内で不承諾のお客様（＝緊急）は、店舗別の緊急連絡先へ連携。そのため「どこの店舗への問い合わせか」のヒアリングが必須。

2図解① 受電スキーム（番号2本 → GROPへ外線転送）

ケイアイコミュニティのお客様
発信先①ケイアイコミュニティ用番号
05035040065
（現在使用している番号）
▼外線転送
KIホームのお客様
発信先②KIホーム用番号
05033852601
（弊社が新たに準備）
▼外線転送
受電GROP（2番号からの入電を全て受電）
どちらの会社宛のお客様かの判別 ＝ 弊社が用意している「DI番号」で判断
着信時に表示されるDI番号で「ケイアイコミュニティ宛」か「KIホーム宛」かを見分ける運用。
DI番号判定
05035040065ケイアイコミュニティ宛のお客様
05033852601KIホーム宛のお客様

3図解② GROP応対フロー（期間中）

STEP 1入電（DI番号で「ケイアイコミュニティ宛／KIホーム宛」を確認）
▼
STEP 2用件を伺い、「翌営業日にかけなおし」のご案内（基本対応）
▼
ご承諾いただけた場合
そのまま終話
（翌営業日案内で完了）
不承諾（＝緊急を要する内容）
「どこの店舗への問い合わせか」を必ずヒアリング
▼
店舗別の緊急連絡先一覧で該当店舗を確認
▼
該当店舗の緊急連絡先へ連携
最重要ポイント（GROPへの周知で必ず強調すること）
緊急連絡先は店舗ごとに番号・担当者が異なる。そのため、翌営業日案内に不承諾のお客様の場合は、電話応対時に必ず「どこの店舗へのお問い合わせか」をヒアリングすること。店舗が分からないと連携先が特定できない。

4店舗別緊急連絡先 ― スプレッドシート「夏季休業時連絡先（ケイアイホーム）」を参照

緊急連絡先の一覧は、下記スプレッドシートを直接参照する（本資料には転記しない）
Google スプレッドシート「夏季休業時連絡先（ケイアイホーム）」
  • 岡山・広島エリア 20店舗分の「該当店舗／店舗電話番号／緊急連絡先①②（氏名・職位・連絡先）」が記載されている
  • GROPへの周知時は、このシートを緊急連絡先一覧として添付・共有する
  • ※緊急連絡先が空欄の店舗が8店舗ある（福山駅前店・神辺店・三原店・宇品店・八丁堀店・横川駅前店・西原駅前店・紙屋町店）→ 下記 6. 確認中事項 参照

シート記載「受付の流れ｜お盆休み期間中 対応フロー整理」（原本のまま転記）

担当・区分対応内容・フロー備考・注意点
店舗側 ① 物件探しの連絡への対応 「盆明け対応」となる旨を伝える。
店舗側 ② 緊急時の誘導 緊急の場合は「ZENBUコールセンター側へ入電する」流れでお伝えする。店舗の電話番号を掲載しているため、基本お客様から直接ご連絡が入る。
ZENBU側 ① 基本の受付・案内 基本は「管理会社へ連絡してもらう」ように案内し、終話する。
ZENBU側 ② 例外トラブルへの対応 管理会社への案内でも解決しないトラブルの場合のみ、「緊急連絡先」へ連絡する。

5周知までの段取り（誰が・何を・いつ）

いまここ
STEP 1（現在）桐山 → 佐藤さんへKIホーム用の空き番号（05033852601）を共有
▼共有後
STEP 2佐藤さん → KI：石田部長へ確認
「上記運用でいいか」＋「問い合わせ履歴の作成要否」
▼確認取れ次第
STEP 3確認結果が共有される
▼共有あり次第
STEP 4（奥川さん）GROPへ周知（周知文の作成・送付、緊急連絡先一覧の添付）
▼
運用開始8月8日（土）～ 8月16日（日）　特別対応期間

6確認中・未確定事項（周知前に埋めるもの）

  • 桐山 → 佐藤さん（いまここ）KIホーム用の空き番号（05033852601）の共有
  • 佐藤さん → KI：石田部長（番号共有後に確認）本運用（翌営業日かけなおし案内＋緊急時のみ連絡先連携）でよいかの最終確認
  • 佐藤さん → KI：石田部長（番号共有後に確認）問い合わせ履歴を作成する必要はあるのか
  • 転送設定後に要テスト番号2本は確定済（ケイアイコミュニティ用 05035040065／KIホーム用 05033852601）。外線転送設定後、GROP側の着信でDI番号が正しく表示・判別できるかテスト着信で確認する
  • 要確認緊急連絡先が「記載なし」の8店舗（福山駅前店・神辺店・三原店・宇品店・八丁堀店・横川駅前店・西原駅前店・紙屋町店）に緊急案件が発生した場合の連携先
  • 要すり合わせシート記載のZENBU側フローは「基本は管理会社へ連絡してもらう案内で終話」。今回指示の「翌営業日かけなおし案内」との文言整合（最終運用は石田部長の確認結果に従う）

7奥川さんへのお願い

  1. 本資料の内容（スキーム・応対フロー・緊急連絡先）を把握する
    不明点があればこの時点で解消しておく
  2. GROP向けの周知文を作成する（下のチェックリストの要素を必ず盛り込む）
    確認結果の共有前に下書きまで準備しておくとスムーズ
  3. 佐藤さん経由で石田部長の確認結果が共有されたら、内容（履歴要否など）を周知文に反映する
  4. GROPへ周知を実施する
    緊急連絡先一覧（スプレッドシート「夏季休業時連絡先（ケイアイホーム）」）の添付を忘れずに。「店舗ヒアリング必須」を強調すること

周知文に必ず入れる要素チェックリスト

  • 対象期間：8月8日（土）～8月16日（日）（グループ会社「KIホーム」休業期間）
  • 番号2本体制（①ケイアイコミュニティ用 05035040065＝現在使用している番号／②KIホーム用 05033852601）と、全てGROPへ外線転送されること
  • どちらのお客様かはDI番号で判断すること（05035040065＝ケイアイコミュニティ宛／05033852601＝KIホーム宛 の対応表を記載）
  • 基本対応＝翌営業日かけなおしのご案内でOK
  • 不承諾（緊急）の場合：必ず「どこの店舗への問い合わせか」をヒアリング → 店舗別の緊急連絡先へ連携
  • 緊急連絡先一覧の添付
  • 問い合わせ履歴の作成要否（石田部長の確認結果を反映）